档案管理制度

第一条 总则

(一)为了健全和加强广东省养老服务产业促进会（以下简称“养老促进会”）的管理，实现档案收集、整理、保管，逐步走入标准化、规范化，达到档案集中统一管理，特制订本制度。

(二)档案工作的管理实行文体合一、纸质和电子文件合一的管理，对全部档案进行统一管理。

(三)档案管理工作由秘书处全权负责并具体实施。

第二条 档案工作的基本任务

管理养老促进会的全部档案（包括：纸质、电子、照片、图表、声像等）。负责档案的收集、整理、鉴定、立卷、归档、保管、提供利用、统计、编研、移交、销毁和安全。

第三条 归档内容

为了完整、系统地保存养老促进会的录音、录像、磁盘、照片等各种载体档案，凡是属于养老促进会活动、具有一定价值的，均属归档范围。包括:

(一)上级单位召开的会议的主要文件材料；

(二)上级领导视察、检查养老促进会工作时的重要批示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；

(三)养老促进会召开的会员代表大会、理事会会议、常务理事会议等全套文件以及录音、录像、照片等材料；

(四)养老促进会召开的业务会议材料；

(五)养老促进会颁发的各种文件材料的签发稿、印制稿及重要的修改稿；

(六)养老促进会内部活动形成的总结、报告等重要材料；

(七)与养老促进会业务有关的文件材料；

(八)养老促进会成立、合并、撤销、更名、启用印章、人员编制等文件材料；

(九)养老促进会制定的工作条例、章程、制度等材料；

(十)养老促进会重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等；

(十一)养老促进会财产、物资、档案等的交接凭证、清单；

(十二)以养老促进会名义通过新闻媒体、报刊杂志对外发表的文章、消息及上网材料的清样、底稿等；

(十三)其他应归档的文件材料。

第四条 档案管理和利用

(一)档案原则上仅供工作人员查看。需要查阅档案时，须经秘书处批准，并办理查阅手续。

(二)被查阅的档案必须保持整洁，严禁涂改、翻印、抄录、转借和遗失，如确属工作需要摘录和复印，经秘书处、办公室同意后方可摘录和复印。

(三)在查阅档案过程中，如有任何损失，将按情节轻重程度追究当事人责任。

(四)对于因历史原因遗失的材料，原则上不再要求补齐。

(五)保存档案必须安全，装具要有防火、防盗、防潮、防虫、防尘等功能，保持清洁，做到经常检查，发现问题及时解决。

(六)编制必要的检索工具、编辑有关档案文件汇编和参考资料。编制档案存放位置索引和装具所有档案标识牌，以利于更好地开展档案利用工作。

(七)对已超过保管期限需要销毁的档案，必须在案卷目录上予以注销。

第五条 本制度解释权、修改权归理事会所有，本制度自公布之日起生效。

广东省养老服务产业促进会

2020年2月20日